Această Politică de confidențialitate explică modul în care SPECTRUM BUSINESS GROUP S.R.L., în calitate de operator de date, prelucrează datele cu caracter personal în legătură cu utilizarea site-ului și magazinului online FiltreOsmoza.ro, în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR) și legislația aplicabilă.

Documentul are rol informativ și de transparență. Prin utilizarea site-ului, crearea unui cont, plasarea unei comenzi sau contactarea noastră, vă informăm cu privire la modul în care datele personale pot fi colectate, utilizate, stocate și protejate.

Cuprins

1. Operatorul datelor

Operatorul datelor cu caracter personal prelucrate prin intermediul site-ului și magazinului online FiltreOsmoza.ro este SPECTRUM BUSINESS GROUP S.R.L..

Date de contact pentru solicitări privind protecția datelor:

Datele complete de identificare ale societății, inclusiv sediul social, numărul de înregistrare la Registrul Comerțului și codul unic de înregistrare fiscală, sunt afișate pe site în secțiunile dedicate sau în documentele comerciale emise.

2. Termeni utilizați

Termenii utilizați în această Politică de confidențialitate au înțelesul stabilit de GDPR și de Termenii și condițiile site-ului.

  • GDPR – Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal;
  • Date cu caracter personal – orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă;
  • Persoană vizată – persoana fizică ale cărei date sunt prelucrate;
  • Operator – entitatea care stabilește scopurile și mijloacele prelucrării datelor personale;
  • Împuternicit – furnizorul care prelucrează date personale în numele operatorului;
  • Prelucrare – orice operațiune efectuată asupra datelor, precum colectare, stocare, utilizare, transmitere, modificare, ștergere sau arhivare;
  • SEE – Spațiul Economic European.

3. Categorii de date prelucrate

În funcție de modul în care interacționați cu site-ul, putem prelucra următoarele categorii de date:

3.1. Date furnizate direct de utilizator
  • nume și prenume;
  • adresă de e-mail;
  • număr de telefon;
  • adresă de livrare;
  • adresă de facturare;
  • date necesare emiterii facturii;
  • date privind persoana juridică, dacă achiziția se face pe firmă: denumire, CUI, număr de înregistrare, sediu, reprezentant, date de contact;
  • date introduse în contul de client;
  • conținutul mesajelor transmise prin formularul de contact, e-mail, telefon sau alte canale de comunicare;
  • date transmise în solicitări de retur, garanție, service, reclamații sau sesizări;
  • orice alte informații pe care alegeți să ni le transmiteți voluntar.
3.2. Date privind comenzile și tranzacțiile
  • produsele comandate;
  • numărul comenzii;
  • valoarea comenzii;
  • metoda de plată selectată;
  • statusul plății;
  • statusul livrării;
  • istoricul comenzilor;
  • facturi, documente fiscale și documente de garanție;
  • informații privind retururi, rambursări, schimburi de produse sau solicitări de service.
3.3. Date tehnice și date de utilizare
  • adresă IP;
  • tip browser, versiune browser și sistem de operare;
  • tip dispozitiv, rezoluție, limbă, setări generale;
  • pagini accesate, durata vizitei, produse vizualizate, interacțiuni generale în site;
  • surse de trafic, campanii, parametri URL și interacțiuni cu reclame, dacă este cazul;
  • date colectate prin cookie-uri, pixeli, tag-uri și tehnologii similare, conform preferințelor exprimate.
3.4. Date pentru marketing și comunicări comerciale
  • adresă de e-mail pentru newsletter;
  • număr de telefon, dacă optați pentru comunicări prin SMS sau telefon;
  • preferințe privind comunicările comerciale;
  • istoric de consimțământ, dezabonare sau preferințe marketing;
  • interacțiuni cu e-mailurile comerciale, în măsura permisă de lege și de instrumentele utilizate.

4. Scopurile prelucrării

Prelucrăm datele personale numai pentru scopuri determinate, explicite și legitime. În principal, acestea includ:

  • crearea și administrarea contului de client;
  • preluarea, confirmarea, procesarea și livrarea comenzilor;
  • emiterea facturilor și îndeplinirea obligațiilor fiscale și contabile;
  • procesarea plăților și gestionarea rambursărilor;
  • comunicarea privind statusul comenzilor, livrărilor, retururilor sau solicitărilor de service;
  • gestionarea solicitărilor primite prin formularul de contact, e-mail, telefon sau alte canale;
  • gestionarea retururilor, garanțiilor, reclamațiilor și sesizărilor;
  • asigurarea funcționării magazinului online și a serviciilor asociate;
  • prevenirea fraudelor, abuzurilor, comenzilor false și accesului neautorizat;
  • securitatea, mentenanța și administrarea tehnică a site-ului;
  • analiza traficului și îmbunătățirea experienței de utilizare, în funcție de consimțământul exprimat pentru cookie-uri neesențiale;
  • transmiterea de newslettere, oferte și comunicări comerciale, doar în condițiile legii;
  • personalizarea comunicărilor comerciale sau a reclamelor, acolo unde există temei legal și consimțământ, dacă este necesar;
  • publicarea și moderarea recenziilor, întrebărilor sau comentariilor despre produse;
  • apărarea drepturilor și intereselor legitime ale operatorului în eventuale litigii, controale, reclamații sau proceduri legale;
  • îndeplinirea obligațiilor legale aplicabile.

5. Temeiurile legale

În funcție de natura interacțiunii, prelucrarea datelor poate avea la bază unul sau mai multe temeiuri legale prevăzute de GDPR:

  • Art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR – prelucrarea este necesară pentru executarea unui contract sau pentru efectuarea de demersuri înainte de încheierea unui contract, de exemplu procesarea comenzilor, livrarea produselor, gestionarea contului de client sau răspunsul la solicitări comerciale;
  • Art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR – prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei obligații legale, de exemplu emiterea și păstrarea facturilor, obligații fiscale, contabile sau de arhivare;
  • Art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR – interesul legitim al operatorului, de exemplu securitatea site-ului, prevenirea fraudelor, gestionarea reclamațiilor, recuperarea creanțelor, apărarea drepturilor, îmbunătățirea serviciilor și comunicările administrative;
  • Art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR – consimțământul persoanei vizate, de exemplu pentru newsletter, cookie-uri de analiză, marketing, remarketing sau conținut terț care necesită consimțământ;
  • Art. 6 alin. (1) lit. d) GDPR – protejarea intereselor vitale ale persoanei vizate sau ale altei persoane fizice, în situații excepționale.

În cazul în care prelucrarea se bazează pe consimțământ, acesta poate fi retras în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate anterior retragerii.

6. Sursele datelor

Datele prelucrate pot proveni din următoarele surse:

  • direct de la dvs., prin completarea formularelor de cont, comandă, contact, retur, garanție sau newsletter;
  • direct de la dvs., prin comunicări transmise prin e-mail, telefon, chat, formular sau alte canale disponibile;
  • automat, prin utilizarea site-ului și a tehnologiilor de tip cookie, pixeli, tag-uri sau instrumente de analiză, în funcție de consimțământ și setările site-ului;
  • de la procesatori de plăți, curieri, furnizori de servicii IT sau alte părți implicate în procesarea comenzii;
  • din documentele comerciale, fiscale sau de service generate ca urmare a relației contractuale.

7. Date prelucrate pentru comenzi, facturare și livrare

Pentru plasarea și procesarea comenzilor, prelucrăm datele necesare identificării Clientului, confirmării comenzii, emiterii facturii, pregătirii produselor și livrării acestora.

Aceste date pot include nume, prenume, telefon, e-mail, adresă de livrare, adresă de facturare, date de firmă, produse comandate, valoarea comenzii, metoda de plată, observații de livrare și istoricul comunicărilor privind comanda.

Datele sunt utilizate pentru:

  • confirmarea și procesarea comenzii;
  • emiterea facturii și a documentelor fiscale;
  • pregătirea coletului;
  • transmiterea datelor necesare către curier sau furnizorul de livrare;
  • informarea Clientului privind statusul comenzii;
  • gestionarea retururilor, rambursărilor, garanțiilor și reclamațiilor.

Furnizarea acestor date este necesară pentru încheierea și executarea contractului la distanță. Refuzul furnizării datelor obligatorii poate face imposibilă procesarea comenzii.

8. Date privind plățile online

În cazul plăților online cu cardul, tranzacția este procesată prin intermediul unui procesator de plăți autorizat. Datele complete ale cardului bancar nu sunt stocate de SPECTRUM BUSINESS GROUP S.R.L. și nu sunt accesibile operatorului.

Putem prelucra informații necesare identificării tranzacției, precum numărul comenzii, statusul plății, suma achitată, data plății, metoda de plată și eventuale coduri de referință transmise de procesatorul de plăți.

Procesatorul de plăți acționează conform propriilor politici de confidențialitate și standarde de securitate aplicabile plăților online.

9. Contul de client

Dacă site-ul permite crearea unui cont, datele furnizate sunt utilizate pentru administrarea contului, autentificare, plasarea mai rapidă a comenzilor, afișarea istoricului de comenzi și gestionarea datelor de livrare sau facturare.

Clientul este responsabil pentru păstrarea confidențialității datelor de autentificare. În cazul în care suspectați acces neautorizat la cont, vă rugăm să ne contactați cât mai curând.

Contul poate fi șters la cererea Clientului, cu excepția datelor care trebuie păstrate pentru îndeplinirea obligațiilor legale, fiscale, contabile, contractuale sau pentru apărarea drepturilor operatorului.

10. Newsletter și marketing

Putem transmite newslettere, oferte, reduceri, campanii promoționale și comunicări comerciale doar dacă v-ați exprimat consimțământul sau dacă există un alt temei legal aplicabil.

Datele utilizate pentru newsletter pot include adresa de e-mail, numele, preferințele exprimate, istoricul de consimțământ și interacțiunile cu mesajele trimise, în măsura permisă de instrumentele utilizate și de lege.

Vă puteți dezabona oricând folosind linkul de dezabonare din e-mailurile primite sau trimițând o solicitare la office@filtreosmoza.ro.

Retragerea consimțământului pentru marketing nu afectează comunicările administrative sau tranzacționale necesare procesării comenzilor, garanțiilor, retururilor sau altor obligații contractuale și legale.

11. Recenzii, întrebări și conținut generat de utilizatori

Site-ul poate permite publicarea de recenzii, întrebări, răspunsuri sau comentarii privind produsele. În acest caz, putem prelucra numele afișat, ratingul, textul recenziei, data publicării, produsul evaluat și, intern, adresa de e-mail sau alte informații necesare verificării autenticității recenziei.

Nu recomandăm includerea în recenzii a datelor personale precum numere de telefon, adrese de e-mail, adrese de livrare, date de facturare sau alte informații sensibile.

Recenziile pot fi moderate pentru a preveni publicarea de conținut ilegal, ofensator, abuziv, publicitar, fals sau nerelevant pentru produs.

În cazul în care folosim servicii externe pentru colectarea sau verificarea recenziilor, datele strict necesare pot fi transmise furnizorului respectiv, în condițiile politicii acestuia și ale contractelor aplicabile.

13. Destinatarii datelor

Nu vindem și nu închiriem date personale. Datele pot fi accesate, prelucrate sau stocate de furnizori de servicii contractați de noi, strict în măsura necesară îndeplinirii scopurilor prezentate și în baza unor obligații de confidențialitate.

Datele pot fi transmise către următoarele categorii de destinatari:

  • furnizori de hosting, infrastructură IT, mentenanță și securitate informatică;
  • furnizori ai platformei e-commerce și modulelor tehnice folosite de magazin;
  • procesatori de plăți online, pentru efectuarea și confirmarea tranzacțiilor;
  • firme de curierat, transport sau logistică, pentru livrarea comenzilor;
  • furnizori de servicii de facturare, contabilitate, gestiune și arhivare;
  • furnizori de servicii e-mail, SMS, notificări sau comunicare cu clienții;
  • furnizori de servicii de newsletter și marketing, doar în condițiile legii;
  • furnizori de servicii analytics, publicitate, remarketing sau măsurare a conversiilor, în funcție de consimțământul exprimat;
  • furnizori de servicii de recenzii, feedback sau sondaje, dacă astfel de servicii sunt utilizate;
  • furnizori de servicii juridice, consultanță, audit, recuperare creanțe sau asigurări, dacă este necesar;
  • autorități publice, instanțe, organe de control sau instituții competente, atunci când există o obligație legală sau o solicitare legal întemeiată.

Furnizorii sunt selectați astfel încât să ofere garanții rezonabile privind protecția datelor personale și să utilizeze datele doar pentru scopurile pentru care au fost contractați.

14. Transferuri internaționale

Anumiți furnizori de servicii utilizați de site, precum furnizori globali de analiză, publicitate, e-mail, infrastructură cloud sau conținut integrat, pot prelucra date în afara Spațiului Economic European.

În astfel de situații, transferurile se realizează în baza unor mecanisme recunoscute de legislația aplicabilă, precum decizii de adecvare, clauze contractuale standard aprobate de Comisia Europeană, cadrul de confidențialitate UE-SUA, acolo unde este aplicabil, sau alte garanții legale corespunzătoare.

Mai multe informații privind transferurile și garanțiile utilizate pot fi furnizate la cerere, în limitele permise de contractele cu furnizorii și de legislația aplicabilă.

15. Perioada de stocare

Aplicăm principiul limitării stocării și păstrăm datele doar atât timp cât este necesar pentru scopurile pentru care au fost colectate sau pentru îndeplinirea obligațiilor legale, fiscale, contabile, contractuale ori pentru apărarea drepturilor operatorului.

15.1. Date de cont

Datele asociate contului de client sunt păstrate pe durata existenței contului. Dacă solicitați ștergerea contului, datele care nu mai sunt necesare vor fi șterse sau anonimizate, cu excepția datelor care trebuie păstrate potrivit legii sau pentru apărarea drepturilor operatorului.

15.2. Date de comandă, facturare și documente fiscale

Datele privind comenzile, facturile, plățile, livrările și documentele fiscale sunt păstrate pe durata prevăzută de legislația fiscal-contabilă aplicabilă și, după caz, pe durata necesară apărării drepturilor operatorului.

15.3. Date privind retururi, garanții și service

Datele aferente retururilor, garanțiilor, reclamațiilor și solicitărilor de service sunt păstrate pe durata necesară soluționării solicitării și ulterior atât timp cât este necesar pentru obligații legale, evidențe comerciale sau apărarea drepturilor operatorului.

15.4. Mesaje transmise prin formularul de contact, e-mail sau telefon

Mesajele și comunicările pot fi păstrate pentru perioada necesară gestionării solicitării, continuării dialogului comercial sau tehnic și pentru evidența comunicărilor, în funcție de natura solicitării.

15.5. Date de marketing

Datele utilizate pentru newsletter și comunicări comerciale sunt păstrate până la retragerea consimțământului, dezabonare sau până când nu mai sunt necesare scopului pentru care au fost colectate.

15.6. Recenzii și conținut publicat

Recenziile și conținutul publicat de utilizatori pot fi păstrate atât timp cât sunt relevante pentru produs sau până la solicitarea de ștergere, cu excepția cazurilor în care există un temei legal pentru păstrarea acestora.

15.7. Cookie-uri și preferințe de consimțământ

Perioadele de stocare ale cookie-urilor diferă în funcție de tipul cookie-ului și de furnizor. Preferințele de consimțământ salvate prin bannerul de cookie-uri pot fi păstrate, în mod orientativ, pentru o perioadă de până la 180 de zile, dacă instrumentul folosit pe site este configurat astfel.

15.8. Date tehnice și loguri de securitate

Datele tehnice și logurile de securitate pot fi păstrate pentru perioade limitate, necesare administrării tehnice, securității site-ului, prevenirii fraudelor și investigării incidentelor.

16. Drepturile persoanei vizate

În condițiile prevăzute de GDPR, beneficiați de următoarele drepturi, în măsura în care sunt aplicabile:

  • dreptul la informare – dreptul de a primi informații clare privind prelucrarea datelor;
  • dreptul de acces – dreptul de a obține confirmarea că datele dvs. sunt prelucrate și acces la aceste date;
  • dreptul la rectificare – dreptul de a solicita corectarea datelor inexacte sau completarea datelor incomplete;
  • dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat”) – dreptul de a solicita ștergerea datelor, în condițiile legii;
  • dreptul la restricționarea prelucrării – dreptul de a solicita limitarea prelucrării în anumite situații;
  • dreptul la portabilitatea datelor – dreptul de a primi datele într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat, acolo unde este aplicabil;
  • dreptul la opoziție – dreptul de a vă opune prelucrărilor bazate pe interes legitim sau marketing direct;
  • dreptul de a retrage consimțământul – în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate anterior retragerii;
  • dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată, inclusiv profilare, care produce efecte juridice sau vă afectează semnificativ;
  • dreptul de a depune plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP);
  • dreptul de a vă adresa instanțelor competente.

17. Exercitarea drepturilor

Pentru exercitarea drepturilor sau pentru orice întrebări legate de protecția datelor, ne puteți contacta la office@filtreosmoza.ro.

Vom analiza solicitarea și vom răspunde în termenele prevăzute de legislația aplicabilă. În mod obișnuit, răspunsul se transmite în termen de cel mult 30 de zile de la primirea solicitării, cu posibilitatea prelungirii termenului în cazurile permise de lege, în funcție de complexitatea sau numărul solicitărilor.

În anumite cazuri, putem solicita informații suplimentare rezonabile pentru verificarea identității solicitantului, pentru a preveni accesul neautorizat la date personale.

Este posibil să nu putem da curs unei solicitări atunci când păstrarea sau prelucrarea datelor este necesară pentru respectarea unei obligații legale, executarea contractului, constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță ori în alte situații permise de lege.

18. Securitatea datelor

Implementăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor împotriva accesului neautorizat, divulgării, alterării, pierderii sau distrugerii accidentale ori ilegale, ținând cont de natura datelor și riscurile asociate.

Măsurile pot include, după caz:

  • utilizarea conexiunilor securizate SSL/TLS;
  • limitarea accesului la date doar pentru persoane autorizate;
  • parole, autentificare și măsuri de control al accesului;
  • actualizarea periodică a platformei, modulelor și sistemelor utilizate;
  • backup-uri și măsuri de recuperare în caz de incident;
  • monitorizarea securității și prevenirea accesului neautorizat;
  • contracte și obligații de confidențialitate cu furnizorii implicați.

Cu toate acestea, niciun sistem informatic și nicio transmisie de date prin internet nu poate garanta securitate absolută. În cazul unui incident de securitate care poate genera un risc pentru drepturile și libertățile persoanelor vizate, vom lua măsurile prevăzute de legislația aplicabilă.

19. Minori

Site-ul FiltreOsmoza.ro este destinat unui public general și comercializării de produse pentru locuințe, spații comerciale sau profesionale. Site-ul nu este conceput pentru colectarea intenționată de date de la minori.

Serviciile oferite prin magazinul online sunt destinate persoanelor care au capacitatea legală de a încheia contracte. Dacă apreciați că un minor ne-a transmis date personale fără acordul reprezentantului legal, vă rugăm să ne contactați pentru a lua măsurile adecvate.

20. Decizii automate și profilare

Nu utilizăm datele personale pentru decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată care să producă efecte juridice asupra persoanei vizate sau să o afecteze în mod similar într-o măsură semnificativă.

În funcție de consimțământul exprimat, pot exista prelucrări automate limitate pentru analiză de trafic, măsurarea performanței campaniilor, remarketing sau personalizarea comunicărilor comerciale. Acestea nu produc efecte juridice asupra utilizatorilor.

21. Modificări ale politicii

Ne rezervăm dreptul de a modifica prezenta Politică de confidențialitate pentru a reflecta modificări legislative, tehnice sau operaționale.

Versiunea actualizată va fi publicată pe această pagină, împreună cu data ultimei actualizări. În cazul modificărilor importante, putem afișa o notificare pe site sau putem transmite o informare prin e-mail, dacă este cazul.

Vă recomandăm să consultați periodic această pagină pentru a fi la curent cu modul în care prelucrăm datele personale.

22. Contact

Pentru întrebări privind această Politică de confidențialitate, pentru exercitarea drepturilor GDPR sau pentru orice solicitare privind datele personale, ne puteți contacta folosind următoarele date:

De asemenea, aveți dreptul de a depune plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), în condițiile legii.